Conciliação bancária: veja como funciona e o passo a passo

Uma falha no controle das suas vendas e recebimentos, por mínima que seja, pode trazer prejuízos lá na frente! Por isso, fazer o monitoramento interno é o que evita riscos para a saúde financeira de uma empresa, independentemente de seu porte. Aí é que entra a conciliação bancária.  

Apesar de ser comum em muitas empresas - já que faz parte dos processos da gestão interna - a conciliação bancária não acontece na rotina de muitos empreendedores. 

Se você entende que essa tarefa é importante, mas ainda não implementou na sua empresa porque não sabe por onde começar, este artigo vai te guiar. 

A seguir, você vai compreender como funciona a conciliação bancária, o passo a passo para desenvolvê-la e, ainda, poderá baixar gratuitamente a planilha modelo para colocar em prática.

Além disso, ao final do conteúdo, separamos uma dica para quem prefere simplificar esse processo. 

Neste artigo, você vai ler sobre

1. Primeiramente, o que é conciliação bancária? 

2. Por que devo fazer?

3. Conciliação bancária: como fazer? 

4. Aprenda a fazer conciliação bancária passo a passo

5. Conciliação de cartões: uma opção para facilitar sua gestão

Primeiramente, o que é conciliação bancária? 

A conciliação bancária é o ato de conferir os saldos das contas correntes da sua empresa com as documentações financeiras do controle interno (as entradas e saídas do caixa). 

O confronto dessas informações serve para verificar se os dados sobre os lançamentos estão batendo com o extrato bancário, ou, se há algum erro (e nesse caso, é preciso revisar as contas).

Por que devo fazer?

A conciliação bancária, além de indicar prejuízos que nem sempre são observados, também garante a organização financeira da empresa, que é base fundamental para tocar ou expandir qualquer negócio.

Veja, a seguir, as razões para manter em dia a conciliação bancária em uma empresa: 

Monitorar o dinheiro das vendas

Esse é o principal motivo para fazer a conciliação bancária. É preciso controlar o dinheiro que entra e sai da sua empresa. Uma falha no fluxo dos registros indica resultados irreais e isso pode provocar decisões ruins para o futuro do negócio.

Identificar inconsistências

É durante a conciliação bancária que se percebe possíveis inconsistências. Ao não observar o extrato bancário, alguns descontos passam despercebidos. E pequenos erros, que antes pareciam uma bobeirinha, tornam-se, a longo prazo, um risco. 

Reconhecer ameaças e prevenir prejuízos

A conciliação bancária também é importante para indicar se houve fraudes internas, um dinheiro depositado a menos, ou cheques recebidos como pagamento não descontados. Quanto antes um desfalque for identificado, melhor a chance de prevenir danos maiores.

Analisar a lucratividade

Por meio da conciliação bancária também é possível observar seus rendimentos em comparação com os gastos da empresa e analisar se está faturando o quanto deveria.

Conciliação bancária: como fazer?

Agora que você já sabe o que é e para que serve essa tarefa, vamos ao ponto mais importante: como fazer a conciliação bancária e aplicá-la ao seu negócio?

Cada tipo de empresa tem necessidades diferentes de conciliação. Algumas fazem esse controle semanal, outras mensalmente e ainda há aquelas que conciliam em períodos mais longos.

Então, primeiramente, defina a periodicidade com que a conciliação será feita em sua empresa. Depois, é preciso elencar todas as contas bancárias que a sua empresa possui, pontuando por agência e número da conta.

Lembre-se de não usar contas pessoais para fins profissionais. Essa é uma regra primordial para organização financeira da empresa. 

Após elencar as contas da empresa e estipular um período para a conciliação, mãos à obra! Acompanhe, a seguir, as instruções para aplicar essa tarefa na rotina administrativa da sua empresa:

Aprenda a fazer conciliação bancária passo a passo

O processo agora se divide em três etapas básicas, que devem ser desenvolvidas de forma clara e bem detalhada. São elas:

1.  Lançamento diário de todas as movimentações financeiras;

2. Verificação de saldos dos extratos bancários e registros internos

3. Correção imediata das inconsistências

Agora vamos entender exatamente como funciona cada uma: 

1. Lançamento diário de todas as movimentações financeiras

Para não errar na conciliação, é imprescindível lançar diariamente todas as movimentações financeiras feitas pela empresa.

Por isso, não deixe de fora nenhuma das transações: vendas, despesas fixas e imprevistos, pagamentos a fornecedores, salários dos funcionários, taxas e tarifas bancárias, impostos, entre outras.  

Esteja atento às datas de registro, principalmente das vendas feitas a crédito, que normalmente surgem no registro somente após 30 dias.

Para um controle mais amplo, a dica é informar, além da data, os remetentes e destinatários das transações e organizar os lançamentos por categorias. Assim, fica mais fácil encontrar os maiores gastos e saber como melhorar a situação financeira da empresa.

2. Confronto de saldos dos extratos bancários e registros internos

Com os lançamentos em dia, é hora de confrontar as informações. Nesta etapa, deve-se conferir se os saldos inicial e final do controle interno batem com os saldos apresentados nos extratos bancários. 

Esse é o momento de checar detalhes das movimentações financeiras, para saber se todas as transações previstas aconteceram e se não existem defasagens.

3. Correção imediata das inconsistências

Para concluir o processo, o último passo é analisar as divergências. Após observar inconsistências na fase anterior, descubra em que momento essas falhas ocorreram. 

Com os erros identificados, vamos à correção! É preciso que todas as diferenças no controle interno sejam corrigidas, estando todos os lançamentos apontados e o saldo idêntico.

Vale destacar que, mesmo após a conciliação ser feita, é importante guardar comprovantes de pagamentos, Notas Fiscais, boletos e extratos bancários, para que esses documentos sejam enviados à contabilidade ao final do mês.

Conciliação de cartões: uma opção para facilitar sua gestão

Apesar de parecer simples, conciliar demanda um tempo razoável na rotina administrativa. Além disso, a prática exige muita atenção, para não haver erros de digitação, esquecimento ou perda de documentos importantes durante o lançamento de valores.  

Você conhece a conciliação de recebíveis? Diferente da conciliação bancária - que é um procedimento mais amplo - a conciliação de recebíveis é algo mais fácil e dinâmico, que monitora apenas as vendas nos cartões de crédito e débito. Uma verdadeira “mão na roda” para quem prefere simplificar.  

Existem softwares integrados a sistemas financeiros que já fazem esse trabalho, mas normalmente esse é um serviço de médio ou alto custo. No entanto, para quem quer automatizar, sem pagar caro por isso, existe o Conciliador de Cartões do Z3 Bank. Uma versão mais “light” da Conciliação de Recebíveis, com funcionalidades básicas e valor acessível, voltado para empresas de médio e pequeno porte. 

“No final das contas, as funcionalidades básicas são o que o empreendedor vai precisar. Porque quem aposta em sistemas mais complexos, precisa ter profissionais treinados para isso, o que geraria um custo ainda maior para a empresa”, explica o especialista Carlos Cordeiro.

Com o Conciliador de Cartões do Z3 você tem, na palma da mão, total controle sobre os recebíveis de todas as suas maquininhas.

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