Educação Financeira

Como fazer fechamento de caixa: passo a passo

Quem tem uma empresa, certamente já se deparou com a necessidade de fazer fechamento de caixa. Nessas horas, o pequeno empresário tende a “se virar nos 30” para dar conta dessa importante tarefa, mesmo que não conheça os melhores métodos de executar a operação. Fechar o caixa corretamente é fundamental e, por isso, este artigo traz dicas para facilitar e organizar a rotina financeira do seu negócio.       

Com uma rotina atribulada nos negócios, é comum que não se dedique atenção necessária à parte administrativa, com isso, o fechamento de caixa acaba ficando para depois. Mas deixar esse simples “dever de casa” de lado pode trazer riscos lá na frente e até encurtar o tempo de vida de uma empresa.

Se você chegou até este conteúdo, é porque, como empreendedor, reconhece a necessidade de ter maior controle sobre suas finanças, certo? Então vamos te ajudar nesse desafio.
Este artigo vai mostrar como colocar o fechamento de caixa em dia, de forma prática e começar, de uma vez por todas, a organizar financeiramente o seu negócio.

Fechamento de caixa: por que fazer?

No final das contas, o que todo empresário quer é ver o caixa longe do vermelho, não é mesmo? Mas o importante é não somente fugir do vermelho, mas monitorar e “saber a quantas andam” o fluxo de caixa. Ou seja, é preciso acompanhar o quanto sua empresa está gerando e se aquele recurso está sendo o suficiente. 

A partir desse controle, você saberá se é necessário cortar gastos ou aumentar as entradas, para evitar ser surpreendido de forma negativa. E é para isso que se faz o fechamento de caixa.

O fechamento de caixa pode ser realizado manualmente ou por um software, que pode facilitar e tornar o seu trabalho mais rápido. Mas independentemente do meio que você opte por fazer, é importante compreender como funciona o processo e eliminar as dúvidas que existam até aqui. Então, vamos lá! O fechamento de caixa se resume em 4 etapas:

1º passo: faça a abertura de caixa 

Antes de iniciar as operações do dia, a primeira coisa a se fazer é abrir o caixa. Nesse momento, não podem haver valores de vendas, apenas uma pequena quantia reserva em dinheiro, destinada a troco ou despesas eventuais. É importante detalhar exatamente como o caixa foi aberto. 

2º passo: registre as entradas e saídas

É importante que esse passo seja seguido à risca, para evitar confusões na hora do fechamento. Então, após a abertura do caixa, todas as entradas e saídas durante o expediente devem ser registradas: compras, pagamentos, vendas, trocas e devoluções.

Lembre-se de reunir todos os comprovantes e notas fiscais! Aquelas movimentações financeiras que não possuírem comprovante, como os pagamentos em dinheiro por exemplo, devem ser anotadas. O ideal é separar os documentos pelos tipos de operação (vendas no crédito ou débito, por exemplo) e dividir os comprovantes de acordo com a bandeira, isso vai facilitar o fechamento, já que as taxas são variáveis. 

3º passo: tire um tempo para conferir tudo

No decorrer do dia, faça verificações para conferir se tudo está correndo bem. Essa etapa garante mais segurança e serve para identificar, o quanto antes, possíveis falhas ou divergências no registro das operações.

Para isso, você pode fazer o fechamento de caixa não apenas ao final do dia, mas no meio do expediente, em uma troca de funcionário por exemplo e nos momentos de sangria de caixa, que é quando você transfere o dinheiro do caixa para outro local, o que é bem comum.

4º passo: conclua o fechamento de caixa

Para finalizar, agora é o momento em que você faz as contas. Some todas as entradas (vendas no cartão, em dinheiro, cheques) e subtraia as saídas (pagamentos de contas, despesas pontuais e compras que possam ter sido feitas no dia). Não esqueça de somar os valores que foram reservados para troco. O resultado desse cálculo deve corresponder ao  saldo final do dia. E pronto: fechamento de caixa concluído com sucesso! 

Modelo de fechamento de caixa diário manual

Apesar de existirem ferramentas específicas para fechamento de caixa, algumas pessoas se sentem mais seguras ou estão mais habituadas a fazer esse trabalho de forma manual. E entendendo o processo detalhado acima, você vai conseguir sem dificuldades.

Na coluna “descrição da operação”, você descreve qual operação foi efetuada. Na coluna “entrada”, você informa os valores das receitas e na “saída”, você pontua todas as quantias usadas para despesas do dia. Na linha “total” você colocará o resultado da soma dos valores de cada coluna. Por fim, subtraia o valor total das despesas pelo valor total das receitas. Esta conta será o saldo final, que deverá bater exatamente com o quanto você tem em caixa.

Mantenha o caixa equilibrado

Ao manter o fechamento de caixa em dia, percebemos se as finanças da empresa estão equilibradas ou não. Em meio a um período de crise, é difícil manter o capital de giro de uma empresa. Quando as vendas estão baixas e as contas não fecham, é possível recorrer a recursos viáveis e seguros, que podem auxiliá-lo a quitar os gastos fixos e sustentar o seu negócio nesse momento. 


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